M365 Conditions d’utilisation

En utilisant M365, vous acceptez ces conditions.

1. Responsable de l’exploitation de la plateforme Microsoft 365 du groupe Fr. Sauter

Fr. Sauter AG
Im Surinam 55
Case postale
CH-4058 Bâle
Tel. +41 61 695 55 55

2. Règles fondamentales relatives à l’utilisation des composants M365

2.1 Utilisation de la plate-forme

Dans le cadre de l’utilisation de la plateforme, nous vous prions de bien vouloir respecter les valeurs de Fr. Sauter AG. Nous croyons aux principes suivants :

• Franchise
• Transparence
• Confiance
• Protection des données et sécurité

2.2 Objet de l’utilisation

M365 et ses composants sont exclusivement destinés à des fins professionnelles pour Fr. Sauter AG. L’utilisation privée de la fonctionnalité d’e-mail est interdite et fait l’objet de contrôles ponctuels.

L’objet de l’utilisation est la communication et la collaboration professionnelles dans le cadre de projets, de commandes et de processus internes, ainsi que la garantie de l’exécution des obligations contractuelles vis-à-vis de parties externes.

2.3 Domaine d’utilisation

L’utilisation correspondante des outils n’est autorisée que pour le domaine d’application du poste de travail moderne défini par Fr. Sauter AG, ainsi que dans le cadre des utilisations précisément définies par les sociétés individuelles et les services concernés.

Dans le cadre des réglementations BYOD M365, l’utilisation est également possible sur des appareils mobiles ou des tablettes privés.

Toute utilisation de la plateforme M365 à des fins ou à des actions contraires à la législation en vigueur (par exemple, les droits d’auteur) est interdite. Dans ces cas, il est possible que les informations concernées soient transmises aux autorités judiciaires dans le respect des obligations légales.

3. Principe du besoin de savoir

Les autorisations et les accès sont fournis selon le principe du besoin de savoir. Par conséquent, les personnes concernées bénéficient d’un accès sur la base de la nécessité. Les contenus et documents ne doivent être partagés que selon ce principe, par exemple dans OneDrive, Sharepoint ou Microsoft Teams.

4. Classification des données et accords de confidentialité

Afin d’assurer le respect des obligations légales et contractuelles, en particulier celles découlant des accords de confidentialité (NDA), une classification des données a été établie avec différentes catégories. Cette classification des données doit être respectée lors de l’utilisation de M365. Elle vaut particulièrement en cas de transmission de données et de travail avec des données confidentielles et secrètes.

5. Stockage et partage des données

Dans le cadre de l’utilisation de M365, il existe différents outils pour enregistrer et traiter simultanément les données. Nous demandons aux utilisateurs de traiter les données avec prudence et de les enregistrer comme suit en indiquant la classification de données correspondante :

OneDrive est personnel, Teams et SharePoint Online sont dédiés aux groupes.

En principe, les données de toutes les classes de données peuvent être stockées dans OneDrive et SharePoint Online.
Les règles suivantes s’appliquent pour la conservation des données dans OneDrive et Sharepoint :

6. Formations

Dans le cadre de formations, vous trouverez toutes les informations nécessaires à l’utilisation de la plateforme.

7. Administration

Les administrateurs possèdent chacun leur propre compte pour les tâches administratives et un accès temporaire aux outils administratifs. L’utilisation de ces outils est étroitement surveillée et est uniquement autorisée dans le cadre des tâches confiées à chaque administrateur.

8. Remarques particulières concernant l’utilisation du composant M365 Microsoft Teams

Microsoft Teams constitue un noyau pour la coopération, la collaboration, l’édition commune de documents, la conversation et les réunions.

8.1 Transparence et civilité

Tous les membres d’un canal Teams ou participants à une réunion de Fr. Sauter AG, ainsi que les membres externes, sont priés de se comporter avec la transparence et la civilité nécessaires à l’égard de tous les membres dudit canal Teams. Il est notamment interdit de permettre à des personnes non autorisées de transmettre les données d’accès personnelles à un canal Teams ou de faire participer d’autres personnes à une conférence Teams de manière dissimulée, notamment par téléphone ou par visioconférence. La fonctionnalité des systèmes de visioconférence utilisés est conçue pour permettre à chaque participant de savoir quelles données vidéo et audio sont enregistrées, transmises et stockées.

8.2 Fonction de caméra

Les collaborateurs de Fr. Sauter AG ne sont pas tenus d’utiliser la fonction de caméra pendant leur participation à des visioconférences. Cela ne peut pas non plus être exigé par des parties externes.

8.3 Participation

Sur la base de leurs droits personnels, les collaborateurs de Fr. Sauter AG ont droit au respect de leurs préoccupations concernant les données vidéo et audio les concernant par les autres participants et parties externes. Ainsi, les collaborateurs de Fr. Sauter AG peuvent, par exemple, décider avec ou sans les parties externes si le système local doit permettre une connexion automatique de l’extérieur, si les caméras locales peuvent être contrôlées par le partenaire de conférence et si et comment un partage d’application doit avoir lieu.

8.4 Enregistrement des conférences téléphoniques et événements en direct dans Teams

L’enregistrement d’une réunion Microsoft Teams est désactivé par défaut, mais peut être activé par les participants.

Les événements en direct ou réunions d’assemblée générale dans Microsoft Teams peuvent être enregistrés dès le début s’ils remplissent la condition suivante :

• Annonce préalable de l’enregistrement de l’événement en direct de l’équipe ou de la réunion d’assemblée générale dans Teams

En principe, les enregistrements audio et vidéo ne peuvent être réalisés qu’avec l’accord des participants concernés. Le but et le consentement des participants à l’enregistrement sont documentés dans l’enregistrement. Tout participant a le droit d’obtenir une copie de l’enregistrement.

Les participants décident d’un commun accord de l’utilisation des données audio et vidéo enregistrées dans le cadre de la finalité. En l’absence d’un tel accord, les données seront effacées immédiatement après la conférence.

9. Utilisation de l’intelligence artificielle et des fonctions d’IA dans Microsoft 365

9.1 Base

La base est la directive locale relative à l’utilisation de l’intelligence artificielle et des instructions d’action correspondantes. Si les réglementations locales contiennent des restrictions ou des exceptions à ladite directive, les directives locales sont prioritaires.

9.2 Microsoft Copilot

Il est possible d’utiliser M365 Copilot (version Enterprise payante) et les interfaces associées dans les applications. Ces produits font partie de l’environnement M365 du groupe Fr. Sauter en tant qu’extensions payantes.

9.3 Interdictions et actions défendues avec Microsoft Copilot

L’utilisation de l’environnement est uniquement autorisée dans un contexte professionnel. Toute utilisation privée est interdite.

L’environnement ne doit pas être utilisé pour partager ou diffuser des contenus protégés par le droit pénal ou le droit d’auteur.

L’utilisation de M365 peut entraîner des conséquences en cas d’utilisation abusive. Une utilisation abusive signifie :

• N’adoptez aucun comportement illégal et respectez le code de conduite correspondant.
• N’essayez pas de pirater ou de contourner Copilot de quelque manière que ce soit.
• N’essayez pas d’effectuer des recherches sur l’IA de Copilot ou d’accéder à son code source ou à ses algorithmes.
• Ne saisissez ni ne partagez aucune information strictement confidentielle de l’entreprise.
• Si votre travail est sensible et confidentiel, assurez-vous que l’emplacement d’enregistrement des résultats de Copilot est correctement sécurisé.
• Ne vous livrez pas à des activités qui exploitent, harcèlent, nuisent ou sont susceptibles de nuire à d’autres personnes.
• Soyez respectueux lors de la collaboration et de l’utilisation de Copilot.
• N’envoyez pas de spam et n’utilisez pas de spam pour en créer. Un spam est une communication indésirable ponctuelle ou de masse comme des e-mails, des messages, des appels, des demandes de contact, des SMS (messages texte) ou des messages instantanés.
• N’utilisez pas l’environnement Copilot pour créer ou diffuser du contenu ou des supports inappropriés (par exemple, nudité, actes sexuels, pornographie, langage offensant, représentations de violence ou d’activités criminelles).
• Ne vous livrez pas à des activités frauduleuses, fausses ou trompeuses (par exemple, extorsion d’argent par menace de faits inventés ou manipulation du logiciel)
• Ne contournez pas les restrictions d’accès à la fonction Copilot.
• Ne vous livrez pas à des activités préjudiciables à vous, au logiciel Copilot ou à d’autres (y compris l’envoi de virus, le harcèlement, la publication de contenus à caractère terroriste, la diffusion de discours haineux ou la promotion de la violence envers autrui).
• Ne violez pas les droits d’autrui (y compris la diffusion non autorisée de musique protégée par le droit d’auteur ou d’autres supports protégés par le droit d’auteur).
• Ne vous livrez pas à des activités qui enfreignent la vie privée d’autres personnes.
• N’aidez pas d’autres personnes à violer ces règles.
• Veuillez noter que toute utilisation abusive de Microsoft 365 est enregistrée et envoyée aux États-Unis, où elle est stockée en vue de possibles répercussions. Toute violation des conditions d’utilisation peut entraîner des mesures disciplinaires.

10. Indications particulières sur l’amélioration de la cybersécurité en ce qui concerne l’utilisation des outils

10.1 Outils

Différents outils sont utilisés dans le cadre des mesures visant à améliorer la cybersécurité. Ils permettent une protection contre le spam, l’hameçonnage, les attaques contre les infrastructures et le vol d’identité des utilisateurs.

10.2 Avertissements

Dans le cadre de l’utilisation des outils, des avertissements et remarques sont également adressés aux utilisateurs. Nous vous prions de les lire attentivement et d’agir en conséquence avec vigilance. En cas de doute, adressez-vous à votre supérieur hiérarchique ou renseignez-vous auprès du service d’assistance.

10.3 Consignes d’utilisation et contribution à la cybersécurité

Veuillez toujours faire preuve de vigilance lors de l’utilisation de la plateforme Microsoft 365. Signalez les e-mails inhabituels et suspects comme spam et n’ouvrez aucun fichier ou lien reçu d’utilisateurs inconnus ou bien que vous suspectez de contenir un virus.

11. Signalisation d’une infraction aux présentes conditions d’utilisation

Si vous lisez, entendez ou voyez un comportement inapproprié, discriminatoire ou dangereux ou une divulgation d’informations confidentielles, signalez ce comportement ou cette divulgation à un interlocuteur de l’entreprise à l’adresse m365@sautergroup.com

12. Blocage et suppression de l’accès

Nous pouvons suspendre et mettre fin à votre accès de façon temporaire ou permanente. Ceci se produit automatiquement si votre compte présente un risque élevé de sécurité. Le blocage se produit également lorsque vous n’êtes plus représentant du groupe Fr. Sauter et votre compte est automatiquement supprimé au bout de 90 jours.